Klauzula apostille – co to jest i kiedy jest niezbędna?

W dzisiejszych czasach coraz więcej osób korzysta z usług tłumaczy przysięgłych i biur tłumaczeń online. Podróże, praca za granicą, studia, śluby międzynarodowe czy sprawy spadkowe to tylko niektóre sytuacje, w których pojawia się potrzeba przedstawienia zagranicznym instytucjom przetłumaczonych dokumentów. Ale tłumaczenie to często nie wszystko – czasem potrzebne jest także apostille. To wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest apostille, kiedy jest wymagane i jak je uzyskać. 

Apostille – co to jest?

Zacznijmy od podstaw. Apostille to poświadczenie autentyczności podpisu, funkcji osoby podpisującej dokument oraz, w razie potrzeby, autentyczności pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument. Mówiąc prościej – to sposób, by zagraniczna instytucja miała pewność, że Twój dokument jest oryginalny i oficjalny.

Apostille zostało wprowadzone przez Konwencję Haską z 5 października 1961 roku, której celem było uproszczenie procedury legalizacji dokumentów używanych za granicą. Dzięki temu państwa-strony konwencji uznają nawzajem swoje dokumenty publiczne po opatrzeniu ich właśnie klauzulą apostille – bez konieczności dodatkowej legalizacji w ambasadach czy konsulatach.

Apostille co to jest w praktyce?

W praktyce, apostille to specjalna pieczęć (lub naklejka) dołączana do dokumentu. Może być wydana w formie papierowej lub elektronicznej i zawiera m.in.:

• nazwę kraju wydającego dokument,
• dane osoby podpisującej dokument,
• stanowisko osoby podpisującej,
• nazwę instytucji, z której pochodzi dokument,
• miejsce i datę wydania apostille,
• numer referencyjny,
• pieczęć urzędową oraz podpis osoby udzielającej poświadczenia.

Kiedy apostille jest niezbędne?

Apostille jest potrzebne wtedy, gdy planujesz przedstawić dokument publiczny w innym kraju – o ile jest to kraj, który również podpisał Konwencję Haską. Oto najczęstsze przypadki, w których należy uzyskać klauzulę apostille:

1. Ślub za granicą lub z obcokrajowcem

Jeśli planujesz zawrzeć związek małżeński za granicą, potrzebne mogą być dokumenty takie jak akt urodzenia, zaświadczenie o zdolności do zawarcia małżeństwa czy akt stanu wolnego – i często muszą one posiadać apostille.

Tłumaczenie przysięgłe dokumentów przed ślubem w Toskanii – poznaj szczegóły: https://turbotlumaczenia.pl/blog/tlumaczenie-przysiegle-dokumentow-przed-slubem-w-toskanii/

2. Studia lub praca poza Polską

W przypadku ubiegania się o miejsce na uczelni lub pracę w innym kraju, możesz zostać poproszony o apostille na dokumentach takich jak dyplom ukończenia studiów, suplement, świadectwa czy zaświadczenia. 

3. Sprawy spadkowe i sądowe

Przy sprawach prawnych prowadzonych za granicą – np. spadkach, rozwodach, przyznaniu opieki nad dzieckiem – dokumenty sądowe i urzędowe również często wymagają apostille.

4. Uznanie dokumentów w administracji zagranicznej

Akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka, zaświadczenie o niekaralności, pełnomocnictwa czy umowy notarialne – wszystkie te dokumenty mogą wymagać apostille, jeśli chcesz posłużyć się nimi w zagranicznej instytucji, np. urzędzie, banku lub sądzie.

O tłumaczeniu przysięgłym aktu małżeństwa piszemy na naszym blogu: https://turbotlumaczenia.pl/blog/milosc-bez-granic-czyli-tlumaczenie-aktu-malzenstwa-w-jakich-sytuacjach-moze-sie-przydac/ 

Jak uzyskać apostille w Polsce?

W Polsce organem odpowiedzialnym za wydawanie apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ). W zależności od rodzaju dokumentu, obowiązują różne procedury.

Dokumenty wydawane przez:

• sądy i prokuratury – apostille wydaje MSZ,
• urzędników stanu cywilnego (np. akty urodzenia, małżeństwa, zgonu) – również MSZ,
• tłumaczy przysięgłych – MSZ potwierdza autentyczność podpisu tłumacza,
• notariuszy – w przypadku dokumentów notarialnych.

Wniosek o apostille można złożyć osobiście, korespondencyjnie lub – w wybranych przypadkach – elektronicznie. 

Apostille czy tłumaczenie przysięgłe – co najpierw?

To częste pytanie naszych klientów: czy najpierw przetłumaczyć dokument, czy uzyskać apostille?

Odpowiedź brzmi: najpierw należy uzyskać apostille, a dopiero potem zlecić tłumaczenie przysięgłe. Dlaczego? Ponieważ klauzula apostille również powinna być zrozumiała dla zagranicznej instytucji – a więc powinna być objęta tłumaczeniem. Jeśli najpierw przetłumaczysz dokument, a potem uzyskasz apostille, tłumaczenie nie będzie obejmowało klauzuli i może zostać odrzucone w inny państwie. 

Warto więc skontaktować się z naszym biurem tłumaczeń online już na etapie planowania – doradzimy najlepszą kolejność działań i pomożemy uniknąć zbędnych kosztów czy opóźnień. TURBOwygodnie – bez wychodzenia z domu. 

Apostille w krajach Unii Europejskiej – czy jest obowiązkowe?

Nie. Organy państw członkowskich Unii Europejskiej nie mogą wymagać nadania apostille na niektórych dokumentach wydanych w innym państwie UE. Dotyczy to dokumentów odnoszących się do: urodzenia, zgonu, pozostawania przy życiu, imienia i nazwiska, małżeństwa (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.

Legalizacja dokumentów – nasze biuro tłumaczeń online pomoże w przekładzie! 

Jeśli masz dokumenty, które mają być używane poza granicami Polski – skontaktuj się z naszym biurem tłumaczeń online. Nie tylko przetłumaczymy je przysięgle, ale także doradzimy w kwestii apostille i legalizacji. TURBOszybko odpowiemy na Twoje pytania, a gotowe dokumenty urzędowe dostarczymy do wybranego urządzenia Paczkomat. Proste? Z nami naprawdę TURBOproste!