Jak‌ ‌napisać‌ ‌formalnego‌ ‌maila‌ ‌po‌ ‌ angielsku?‌ ‌Przydatne‌ ‌zwroty!‌

Jak napisać maila po angielsku? “To zależy”! Przede wszystkim od tego, czy ma być to mail po angielsku formalny czy nieformalny. Takie wiadomości nie mają przed nami żadnych tajemnic, w końcu sami wysyłamy ich całkiem sporo na co dzień. Na TURBOblogu rozwiewamy wszelkie wątpliwości. Również i te związane z pisaniem maili w języku angielskim. Na tapetę jako pierwsze bierzemy maile formalne.


Tłumaczymy maile na angielski i 60 innych języków

 


Mail formalny i nieformalny – czym się od siebie różnią?

W Anglii, czy nieco szerzej – w języku angielskim – obowiązują dwa standardy pisania maili. Formalny i nieformalny. Oba rodzaje różnią się od siebie oczywiście formą. W mailach formalnych po angielsku stosuje się oficjalne zwroty. Nie stosuje się za to skrótów (czyli piszesz do not zamiast don’t) oraz slangu. 

W mailach nieformalnych po angielsku obowiązuje z kolei dowolność. Mimo tej dowolności pamiętaj, że wspólnym elementem obu rodzajów wiadomości jest sama struktura. Musi być ona uporządkowana i logiczna. Odbiorcy czy tam czytelnicy bardzo sobie cenią przejrzyste i czytelne maile.

Jaka jest struktura maila po angielsku?

Z tego powodu pisanie maila po angielsku zdecydowanie warto rozpocząć od… przemyślenia tego, co chcesz napisać. Pamiętaj o podstawowej rzeczy. Każdy mail po angielsku (a i w innych językach dobrze o tym pamiętać) musi się składać z:

  • tematu
  • nagłówka,
  • przywitania,
  • wstępu,
  • rozwinięcia
  • oraz zakończenia.

Jak widać, struktura maila po angielsku jest nieco zbliżona do tradycyjnego listu. Z tą jednak różnicą, że przy wiadomości elektronicznej musisz podać temat wiadomości. Jest to pierwszy tekst, który adresat zobaczy w swojej skrzynce. Stanowi więc swojego rodzaju wprowadzenie do dalszej części maila.

Podążając tym tropem, zanim zaczniesz pisać – przemyśl, co chcesz napisać. Najlepiej mając w pamięci powyższą strukturę. Uporządkowana treść wiadomości to ulga dla czytelnika. Ulga czytelnika z kolei to pewność, że dobrze rozumie to, co chcesz mu przekazać. A na tym przecież polega komunikacja, prawda?

Jak napisać formalnego maila po angielsku?

Przejdźmy zatem do sedna a jednocześnie od nieco cięższego typu wiadomości. Jak napisać formalnego maila po angielsku? Przede wszystkim musisz pamiętać o utartych zwrotach, które zazwyczaj występują w takie korespondencji. Maile formalne nie znoszą kreatywności. Stąd znajomość najczęściej używanych zwrotów jest na wagę lutetu.

Jak wspomnieliśmy, zaczynasz od tematu. Tutaj obowiązuje jedna nadrzędna zasada. Temat musi być krótki. Inaczej Twój adresat nie zobaczy go w całości w skrzynce mailowej, co przyniesie efekt odwrotny do zamierzonego. Drugą zasadą jest dostosowanie stylu do rodzaju maila. Czyli pisząc formalną wiadomość, unikasz skrótów.

Po sformułowaniu tematu, przyjdzie czas na przywitanie. Jeśli nie wiesz, kto jest odbiorcą Twojej wiadomości, może zastosować jedną z następujących formułek:

  • Dear Sir or Madam – Szanowny Panie lub Pani,
  • To whom may it concern – dosłownie oznacza to “do tego, kogo może to dotyczyć”.

Możesz się też okazać, że doskonale wiesz, do kogo piszesz. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. znalazłeś maila na stronie konkretnej firmy lub uczelni. Wówczas dopuszczalne są formy:

  • Dear Sir – jeśli odbiorcą jest mężczyzna lub
  • Dear Madam – jeśli odbiorcą jest kobieta.

W znacznie bardziej komfortowej sytuacji będziesz, gdy znasz imię i nazwisko swojego odbiorcy. Mimo wszystko jednak jeśli łączą Cię z odbiorcą relacje formalne, zastosuj wówczas jeden z następujących nagłówków:

  • Dear Mr Smith – “Szanowny Panie Smith” lub
  • Dear Marie Winkler – “Szanowna Mario Winkler”.

Kiedy używać Miss, Ms. lub Mrs.?

Drugą formę najbezpieczniej stosować, kiedy zwracasz się do kobiet. Powód jest bardzo prosty. O ile w przypadku mężczyzn zawsze stosujesz przedimek “Mr”, o tyle w przypadku kobiet… “to zależy”. Od jej aktualnego stanu cywilnego.

Miss stosujesz zawsze, gdy zwracasz się do kobiety poniżej 30. roku życia i jest niezamężna.

Ms. jest zwrotem neutralnym, jeśli chodzi o stan cywilny. Stanowi więc najbezpieczniejszą formę. Szczególnie gdy nie wiesz, jaką formę preferuje odbiorczyni.

Mrs. z kolei używasz, gdy Twoją odbiorczynią jest zamężna kobieta.

Jak napisać dalszą część maila po angielsku?

Gdy już się przywitasz, wypada podać powód, dla którego piszesz. Dodatkowo jeśli nie znasz się z adresatem, to jeszcze powinieneś się przedstawić. Szkoła języka angielskiego Speak Up na swoim blogu opublikowała trafną listę wyrażeń, które Ci się przydadzą do skonstruowania wstępu*:

  • I hope this email finds you well.  – Zwrot grzecznościowy będący formalnym odpowiednikiem “I hope you are ok”, czyli “Mam nadzieję, że wszystko u Państwa/Pani/Pana w porządku.”
  • My name is… – Mam na imię… 
  • I am writing with regard(s) to… – Piszę w związku z…
  • I am contacting you to… – Kontaktuję się z Państwem, aby…
  • We are writing in connection with… – Piszemy w nawiązaniu do…
  • I am emailing in reference to… – Piszę wiadomość w nawiązaniu do…
  • I am contacting you to… – Kontaktuję się z Państwem, aby…
  • In reply to your e-mail, I would like… – W odpowiedzi na Państwa e-mail, chciałbym…
  • With reference to our correspondence, I would like to… –  Nawiązując do naszej korespondencji, chciałbym…
  • I am writing to you on behalf of… – Piszę do Państwa w imieniu…
  • I am writing to enquire about… –  Piszę, aby zapytać o…

(Źródło: speak-up.pl)

Rozwinięcie formalnego maila po angielsku

Po przywitaniu i wstępie, nadszedł czas na przejście do sedna. Czy napisanie rozwinięcia wiadomości. Oczywiście musisz pamiętać, aby używać uprzejmych zwrotów, które obfitują w dyplomatyczne sformułowania. Większość zdań rozpoczyna się zatem od Would  lub Could.

Przydadzą Ci się zatem takie zwroty, jak:

  • Could you please let me know if… – “Czy mogliby Państwo dać nam znać, czy…”
  • Would you be so kind as to… – “Czy byliby Państwo tak uprzejmi, aby…”
  • I would be most grateful if you could… – “Byłbym/Byłabym wdzięczna, gdybyście Państwo…”
  • Would it be possible for you to send me…? – “Czy mogliby Państwo wysłać nam…”
  • We discussed the new proposal and agreed on… – “Rozmawialiśmy o nowej propozycji i zgodziliśmy się na…”
  • We would like to know… – “Chcielibyśmy wiedzieć, czy…”

… i wiele, wiele więcej. Oczywiście to, jakich zwrotów użyjesz jest ściśle powiązane ze sprawą, w jakiej piszesz. W przypadku stosowania jakiejś odmowy, zaczynasz od Please be informed that. Z kolei gdy wysyłasz ponaglenie o zapłatę, to warto użyć zwrotu np. You are urgently requested to… Wszystko więc zależy od Twojej intencji.

Zakończenie formalnego maila po angielsku

Wyczerpałeś już temat, w sprawie którego zdecydowałeś się napisać? Wypada więc jakoś zakończyć wiadomość. Podczas pisania formalnego maila po angielsku, przydadzą Ci się następujące zwroty:

  • I look forward to hearing from you. – “Z niecierpliwością oczekujemy odpowiedzi od Państwa”
  • If you have any questions, do not hesitate to contact me. – “W razie pojawienia się jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt”
  • Should you have any further questions, do not hesitate to contact me. – “W razie pojawienia się jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt”
  • In case of any questions, please contact me – “W razie pojawienia się jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt”
  • Attached please find… – “W załączeniu znajdą Państwo…”

Pod zakończeniem, musisz użyć jeszcze wybranej formy pozdrowienia. Gdy w nagłówku zamieściłeś imię i/lub nazwisko adresata, wówczas stosujesz formę Yours faithfully. Przy mniej formalnych okolicznościach możesz też zastosować:

  • Best regards,
  • Regards,
  • Best,

Co oznacza tyle, co “Pozdrawiam serdecznie” lub “Pozdrawiam”. Przy typowo formalnych relacjach sugerujemy jednak użycie jednego z poniższych zwrotów:

  • Yours sincerely, – Z poważaniem,
  • Respectfully yours, – Z wyrazami szacunku
  • With gratitude, – Z wdzięcznością

Tłumaczenie maili – o czym należy pamiętać?

Jak napisać maila po angielsku? To już wiesz, jeśli chodzi przynajmniej o formalną wiadomość. Prawdopodobnie będziesz też tłumaczyć maila z polskiego na angielski. W tym pomoże Ci lista pomocnych zwrotów. Tłumaczenie maili możesz również w bardzo szybki i wygodny sposób zamówić w turbotlumaczenia.pl. Wystarczy, że skorzystasz z naszego wygodnego formularza online.


Tłumaczymy maile na angielski i 60 innych języków

<

Ta strona korzysta z plików cookies w celu zapewnienia lepszej zawartości, bezpiecznej pracy oraz do celów statystycznych. Korzystanie z plików można wyłączyć w ustawieniach przeglądarki internetowej. Klikając „Akceptuję” lub zamykając ten komunikat, wyrażasz zgodę na korzystanie z plików cookies. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie Polityka prywatności i plików cookies.