Apostille – co to jest i jak uzyskać?

Planujesz przeprowadzkę do innego kraju? Może planujesz wrócić do Polski? W obu przypadkach możesz potrzebować apostille, aby zalegalizować dokumenty w kraju docelowym. Nie zawsze jednak będziesz potrzebował tego poświadczenia, a co więcej – nie we wszystkich państwach będzie ono przestrzegane.

Apostille – co to jest?

Apostille to nic innego, jak urzędowe poświadczenie dokumentu. Będziesz tego potrzebował zawsze, gdy musisz przedłożyć dokument wydany np. w Polsce w innym państwie. Klauzula jest respektowana aktualnie w 117 krajach, które są stroną Konwencji Haskiej z 5. października 1961 roku. Lista jest na bieżąco aktualizowana i znajdziesz ją pod tym linkiem.

Konwencja reguluje również wygląd apostille. Zgodnie z zapisami, poświadczenie takie musi być sporządzone w formie kwadratu, którego boki wynoszą przynajmniej 9 centymetrów. Dopuszcza się dwa warianty nadania. Apostille może być umieszczone bezpośrednio na dokumencie lub dołączone w formie załącznika. Dopuszcza się sporządzenie poświadczenia w urzędowym języku nadającego go kraju.

Dokumenty, które wymagają apostille

Zgodnie z postanowieniami Konwencji Haskiej, apostille należy uzyskać do tzw. dokumentów urzędowych. Należy zaliczyć do nich zwłaszcza te, które zostały sporządzone przez sąd lub urzędnika sądowego, a także prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń. Konwencja Haska ma również zastosowanie do dokumentów administracyjnych, aktów notarialnych, a także np. urzędowe zaświadczenia potwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia. Są to również urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Kiedy nie możesz wnioskować o klauzulę apostille?

Istnieje kilka przypadków, w których nadanie klauzuli apostille nie jest możliwe. Dotyczy to wszelkich dokumentów pochodzących od przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, a także dokumentów administracyjnych, które związane są z transakcjami handlowymi oraz operacjami celnymi. W tych przypadkach obowiązują osobne regulacje.

Warto odnotować, że Polska jest stroną wielu umów międzynarodowych. Wiąże się to z faktem uproszczenia procedur legalizacyjnych dokumentów lub całkowicie je znoszące. Tego typu porozumienia zawarte są z takimi państwami, jak m.in.: Austria, Białoruś, Chiny, Cypr, Czechy, Estonia, Finlandia, Grecja, Litwa, Łotwa, Rosja, Słowacja, Ukraina, Węgry, Włochy, Wielka Brytania, Irlandia Północna, Turcja oraz Wietnam. Uproszczenia wyglądają inaczej w każdym z tych przypadków i zawsze należy zapoznać się z odpowiednią umową w celu pozyskania informacji, których dokumentów te regulacje dotyczą.

Apostille a tłumaczenia przysięgłe

Samo nadanie apostille w wielu przypadkach nie zwalnia z obowiązku przedłożenia tłumaczenia przysięgłego. Z kolei w przypadku określonych państw może się okazać, że wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe dokumentów, bez nadanego poświadczenia. Przed złożeniem wniosku o nadanie apostille, zawsze należy upewnić się, czy pomiędzy danymi państwami zawarte są umowy dwustronne, które upraszczają procedury obiegu dokumentów.

Przykład kraju, w którym wystarczy samo tłumaczenie przysięgłe, to Włochy. Dwustronna umowa o uproszczeniu obiegu dokumentów została zawarta już w 1989 roku. Na jej mocy wszelkie dokumenty, które chcesz przedłożyć we Włoszech, zwolnione są z obowiązku nadania klauzuli apostille. Wystarczy samo tłumaczenie uwierzytelnione przez tłumacza przysięgłego, by tego typu dokumenty zostały uznane.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w niektórych krajach możesz potrzebować zarówno apostille na polskim dokumencie oraz dodatkowo klauzuli na tłumaczeniu przysięgłym. Szczegółowe informacje uzyskasz w ambasadzie państwa, na terenie którego będziesz posługiwać się dokumentami.

Gdzie uzyskać apostille?

Zgodnie z postanowieniami Konwencji Haskiej, każde państwo samodzielnie wyznacza podmiot, który nadaje poświadczenia. W Polsce co do zasady jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych, jednak nie w każdym przypadku. Chcąc uzyskać apostille na dyplomach uczelni oraz szkół artystycznych należy się zwrócić do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Lista instytucji wraz z danymi adresowymi, które nadają poświadczenia w innych krajach, dostępna jest na stronie HCCH.

Jak uzyskać apostille w Polsce?

Procedurę nadawania apostille w Polsce można zrealizować na dwa sposoby: osobiście lub drogą pocztową. Ważną informacją jest fakt, że każdy dokument, który chcesz poświadczyć, musi być dostarczony z pieczęcią i podpisem organu go wydającego. Dotyczy to także tych, które można uzyskać online, jak chociażby odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego. W przeciwnym wypadku klauzula apostille nie będzie mogła zostać nadana.

Osobiste stawiennictwo

Dokumenty, które chcesz poświadczyć, możesz dostarczyć osobiście do organu nadającego apostille. Masz również możliwość, by poprosić o to znajomego lub członka rodziny, przy czym nie musisz wypisywać dla niego pełnomocnictwa lub upoważnienia. Musisz także wypełnić odpowiedni formularz, który dostępny jest na miejscu lub na stronie internetowej. Osobiste stawiennictwo jest najszybszą procedurą, ponieważ dokumenty odbierzesz już tego samego dnia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dostarczasz więcej, niż 10 dokumentów do poświadczenia. W takich okolicznościach odbierzesz je najpóźniej następnego dnia.

Apostille nadawane korespondencyjnie

Polskie organy, które odpowiadają za nadawanie apostille, przewidują możliwość wysłania dokumentów pocztą. Co ciekawe, możesz to zrobić również przebywając za granicą, ponieważ MSZ lub MKiDN odeśle poświadczone dokumenty na Twój zagraniczny adres. Wniosek wraz z dokumentami musisz w takim wypadku wysłać na jeden z dwóch adresów:

Referat ds. Legalizacji

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa

Departament Szkolnictwa Artystycznego i Edukacji Kulturalnej

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa

Pamiętaj, aby przesłać komplet dokumentów. Za taki uważa się list, w którym będą znajdowały się: wniosek, adres zwrotny, dane kontaktowe, dowód uiszczenia opłaty skarbowej oraz dokumenty do poświadczenia. List zwrotny otrzymasz po upływie od 2 do 3 tygodni od daty wpływu.

Ile kosztuje apostille?

Obowiązuje również opłata skarbowa, wynosząca 60 zł za każdy dokument. Należy ją uiścić w kasie lub za pomocą przelewu na rachunek Banku Handlowego w Warszawie.

Dane do przelewu:

Odbiorca: Urząd m.st. Warszawy, Dzielnica Śródmieście, ul. Nowogrodzka 43,

Numer rachunku: 60 1030 1508 0000 0005 5001 0038,

Dla płatności z zagranicy:

SWIFT CODE: CITIPLPX,

IBAN: PL60 1030 1508 0000 0005 5001 0038.

Tytułem: opłata skarbowa za wydanie apostille

W jakich sytuacjach będziesz potrzebował apostille?

Może istnieć wiele okoliczności, w których będziesz potrzebował poświadczenia dokumentów. Dotyczy to zarówno spraw załatwianych za granicą, jak i w Polsce. Dzięki nadaniu apostille będziesz w stanie np. potwierdzić swoje wykształcenie lub udowodnić bankowi, że dysponujesz nieruchomością w innym kraju. Będziesz go potrzebować również starając się np. o przyznanie świadczeń socjalnych za granicą.

Kraje, które nie są stroną Konwencji Haskiej

Nieco inaczej procedura poświadczenia dokumentów będzie wyglądała w przypadku krajów, które nie są stroną Konwencji Haskiej. W tym przypadku musisz postarać się o legalizację w ambasadzie kraju, w którym wydane zostały dokumenty. Jednak to nie wszystko – dodatkowo musisz zadbać o to, aby ambasada kraju docelowego również dokonała legalizacji. Dopiero po zakończeniu całego procesu możesz legalnie posługiwać się dokumentami w interesującym Cię państwie.

Apostille – czyli prosta legalizacja dokumentów

Zanim zaczniesz starać się o nadanie apostille, upewnij się przede wszystkim, czy interesujący Ciebie kraj jest stroną Konwencji Haskiej. Skontaktuj się również z ambasadą wybranego kraju, ponieważ może się okazać, że wystarczy Ci jedynie tłumaczenie przysięgłe. W Polsce wszelkie procedury związane z nadaniem klauzuli załatwisz w MSZ lub w MKiDN – w zależności od rodzaju dokumentów. Obowiązuje stała opłata skarbowa w wysokości 60 zł za każdy poświadczony egzemplarz i możesz ją uiścić przelewem na rachunek Banku Handlowego w Warszawie. Sprawa się nieco komplikuje, jeżeli kraj docelowy nie jest stroną Konwencji Haskiej. W takim przypadku musisz postarać się o legalizację dokumentów zarówno w ambasadzie państwa, który je wydał, jak i w ambasadzie kraju docelowego.