Legalizacja dokumentów – co to jest i jak uzyskać?

Wybierając się do pracy w kraju, który nie jest stroną Konwencji Haskiej, powinieneś postarać się o legalizację dokumentów. Zwłaszcza, jeżeli zamierzasz podjąć zatrudnienie w zawodzie regulowanym krajowymi przepisami prawa. Cały proces legalizacji dokumentów jest nieco bardziej skomplikowany, niż uzyskanie klauzuli apostille. Kiedy powinieneś zdecydować się na ten krok i co dokładnie należy zrobić w tym kierunku?

Co to jest legalizacja dokumentów?

Podobnie jak klauzula apostille, legalizacja dokumentów jest urzędowym poświadczeniem ich autentyczności. Będziesz jej potrzebować w przypadku, gdy musisz przedłożyć dokumenty wydane np. w Polsce w państwie, które nie jest stroną Konwencji Haskiej. Tylko w taki sposób zyskają one moc prawną za granicą. Legalizacja jest szczególnie przydatna w momencie, gdy chcesz podjąć zatrudnienie w regulowanym zawodzie, pracować w zagranicznym urzędzie lub załatwić inną sprawę za granicą, która wymaga od Ciebie przedłożenia określonych dokumentów urzędowych.

Jakie dokumenty wymagają legalizacji?

Katalog takich dokumentów jest szeroki. Legalizacji możesz potrzebować np. w odniesieniu do uprawnień do wykonywania określonego zawodu, aktów notarialnych, aktów urodzenia, potwierdzenia rejestracji firmy w CEIDG lub w KRS, decyzji i wyroków sądowych itp. Ich cechą wspólną jest fakt, że zostały wydane przez dowolny urząd, sąd czy inny podmiot administracyjny znajdujący się np. w Polsce lub w innym kraju. W praktyce więc zalegalizować możesz każdy dokument, który został wydany przez polski urząd.

Kiedy legalizacja dokumentów nie będzie Ci potrzebna?

Warto pamiętać, że legalizacja dokumentów jest potrzebna wyłącznie w krajach, które nie są stroną Konwencji Haskiej. To porozumienie obejmuje obecnie 117 państw. Lista ta jest na bieżąco aktualizowana i znajdziesz na stronie hcch.net lub uzyskasz do niej wgląd w Referacie ds. legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Niektóre państwa mają również podpisaną obustronne porozumienie w sprawie ułatwienia obiegu dokumentów. Takim przykładem są Włochy. Wiąże się to z faktem, że chcąc załatwić w tym państwie jakąkolwiek urzędową sprawę, nie musisz dysponować ani legalizacją dokumentów, ani nawet apostille. Wystarczy standardowe tłumaczenie przysięgłe, które będzie podstawą do wydania decyzji administracyjnej.

Polska zawarła podobne umowy międzynarodowe również z innymi państwami, m.in. z Austrią, Białorusią, Chinami, Cyprem, Czechami, Estonią, Finlandią, Grecją, Litwą, Łotwą, Rosją, Słowacją, Ukrainą, Węgrami, Wielką Brytanią i Irlandią Północną. Procedury dotyczące uproszczenia obiegu dokumentów w każdym z tych państw wygląda inaczej, warto więc zrobić rozeznanie, których dokładnie dokumentów dotyczą podpisane umowy.

Legalizacja dokumentów a tłumaczenia przysięgłe

Niekiedy będziesz musiał potrzebować legalizacji tych dokumentów, które zostały przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Zazwyczaj będzie to dotyczyło sytuacji, w której dysponujesz dokumentami wydanymi w zagranicznym urzędzie i zleciłeś tłumaczenie przysięgłe na potrzeby kontaktów z polskim urzędem. Warto pamiętać, że w takich okolicznościach wystarczy postarać się o legalizację wyłącznie otrzymanego tłumaczenia. Niemniej w niektórych przypadkach zagraniczny urząd może od Ciebie wymagać, abyś dysponował zarówno polskimi dokumentami po legalizacji, jak i zalegalizowanym tłumaczeniem przysięgłym.

Jak uzyskać legalizację dokumentów?

Osobną kwestią pozostaje to, dokąd powinieneś się udać, aby dokonać legalizacji dokumentów. Właściwym organem w Polsce odpowiedzialnym za przeprowadzenie tej procedury jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub Ministerstwo Edukacji Narodowej w przypadku dyplomów i certyfikatów wydanych przez szkoły wszystkich szczebli. Najważniejszą kwestią pozostaje fakt, że każdy dokument musi mieć pieczątkę i podpis urzędu, który go wydał. Dotyczy to nawet wyciągów z CEIDG oraz KRS, które możesz pobrać z Internetu. Tak samo nie ma możliwości legalizacji np. aktów urodzenia, które pobrałeś z platformy ePUAP.

Stawiennictwo osobiste

Pierwsze, co musisz zrobić, to wypełnić wniosek i dołączyć do niego oryginały. Sprawę możesz załatwić na dwa sposoby. Poprzez osobiste stawiennictwo lub poprzez osobę trzecią, która złoży wniosek w Twoim imieniu, przy czym nie wymagane jest upoważnienie. Zazwyczaj legalizacja wykonywana jest tego samego dnia, jednak przy większej liczbie dokumentów okres oczekiwania może się wydłużyć.

Istnieje również możliwość wysłania wniosku wraz z dokumentami drogą pocztową i to nawet wówczas, gdy mieszkasz za granicą. Po dokonaniu legalizacji, organ odpowiedzialny za tę czynność odeśle do Ciebie dokumenty, również na Twój zagraniczny adres zamieszkania. Ten sposób dopięcia formalności wiąże się jednak z dłuższym czasem oczekiwania, który może trwać od 2 do 3 tygodni od daty wpłynięcia wniosku.

Na jaki adres wysyłać dokumenty do legalizacji?

Wniosek wraz z dokumentami do legalizacji należy wysłać na następujący adres korespondencyjny urzędu:

Referat ds. Legalizacji

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa

Jak zalegalizować dokumenty handlowe?

Nieco inaczej procedura wygląda w przypadku legalizacji dokumentów handlowych. Jest to możliwe wyłącznie po ich wcześniejszym poświadczeniu przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą regionalną izbę gospodarczą dla określonego terytorium. Przy czym pamiętaj, że MSZ nie legalizuje dokumentów, które są opatrzone pieczęcią “za zgodność z oryginałem”. Nie ma również możliwości zalegalizowania kserokopii. Procedura dotyczy wyłącznie oryginalnych dokumentów.

Potwierdzenie legalizacji w ambasadzie lub konsulacie

Uzyskanie legalizacji w Polsce to dopiero pierwszy krok w kierunku ich uznania przez urzędy za granicą. Takie dokumenty muszą zostać dodatkowo poświadczone przez przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny wybranego kraju, które zostały akredytowane przez władze Polski. Jeżeli nie zadbasz o ten etap, Twoje dokumenty nie będą miały żadnej mocy prawnej w państwie, do którego się wybierasz.

Ile kosztuje legalizacja dokumentów?

Pamiętaj jednak, że zanim wyślesz wniosek wraz z dokumentami do legalizacji, musisz najpierw uregulować opłatę skarbową. Wynosi ona 26 zł za każdy poświadczany dokument. Opłatę możesz wnieść osobiście w kasie urzędu m.st. Warszawy przy ul. Nowogrodzkiej 43. Istnieje także możliwość wniesienia jej przekazem pocztowym lub poprzez wykonanie przelewu na następujące dane:

Odbiorca: Urząd m.st. Warszawy, Dzielnica Śródmieście, ul. Nowogrodzka 43,

Numer rachunku: 60 1030 1508 0000 0005 5001 0038,

Dla płatności z zagranicy:

• SWIFT CODE: CITIPLPX,
• IBAN: PL60 1030 1508 0000 0005 5001 0038.

Tytułem: opłata skarbowa za legalizację dokumentu

Nie ma możliwości wysłania gotówki w kopercie wraz z wnioskiem oraz dokumentami do legalizacji. Będzie to skutkowało brakiem rozpatrzenia takiego wniosku, a także odesłaniem gotówki na adres nadawcy wraz z potrąceniem kosztów przekazu pieniężnego.

Legalizacja dokumentów – czyli kiedy apostille nie jest ważne

Zanim zdecydujesz się na legalizację dokumentów upewnij się, że kraj do którego się wybierasz nie jest stroną Konwencji Haskiej. Procedura uzyskania apostille jest szybsza, ponieważ nie będziesz musiał odwiedzić placówki dyplomatycznej konkretnego państwa w celu dodatkowego poświadczenia. W niektórych przypadkach warto się również upewnić, czy Polska nie podpisała z krajem docelowym żadnej umowy, której celem jest uproszczenie procedur administracyjnych.